Dowiedziałem się niedawno, że pewien pozwany w procesie cywilnym złożył na adwokata – pełnomocnika powoda skargę do PUODO, w której zarzucił mu przetwarzanie swoich danych osobowych bez podstawy prawnej.

W związku z tym, dzisiejszy post na blogu poświęcam przetwarzaniu danych osobowych właśnie przez adwokatów (czyli również przeze mnie).

Oczywiście RODO znajduje zastosowanie do działalności kancelarii adwokackich, podobnie jak do kancelarii radcowskich i komorniczych. Adwokat prowadzący własną kancelarię jest administratorem danych osobowych. W pewnych szczególnych przypadkach może on występować w roli podmiotu przetwarzającego dane osobowe w imieniu klienta, który powierzył mu realizację zlecenia. Co do zasady adwokat przetwarza jednak dane osobowe w roli administratora.

We wpisie tym celowo pomijam przetwarzanie danych osobowych pracowników i personelu administracyjnego kancelarii (tutaj przepisy RODO stosuje się na ogólnych zasadach). Koncentruję się na przetwarzaniu danych osobowych, do których adwokat uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych, tj. świadczeniem usług prawnych.

Adwokat może przetwarzać dane osobowe m.in. w związku z udzielaniem porady prawnej, reprezentowaniem klienta przed sądem lub w postępowaniu administracyjnym. Złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ze wskazaniem osoby, której zarzuca się popełnienie czynu, także wymaga przetwarzania jej danych osobowych.

Wreszcie, ustanowienie adwokata już na etapie postępowania sądowego przez stronę czy też wyznaczenie go z urzędu przez sąd wymaga zapoznania się z aktami sprawy, w których znajdują się dane różnych osób związanych z toczącym się postępowaniem.

Podstawą prawną przetwarzania przez adwokata danych osobowych osób innych niż sam klient nie będzie w takich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. b), ponieważ ta podstawa może znajdować zastosowanie tylko do przetwarzania danych osobowych drugiej strony umowy (adwokata ze stroną przeciwną nie łączy żadna umowa), ale podstawa ustawowa z Prawa o adwokaturze, ewentualnie uzasadniony interes administratora w zakresie niezbędnym do wykonania umowy zawartej z klientem (6 ust. 1 lit. f).

Jeżeli adwokata wyznaczył sąd z urzędu, podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania obowiązków ciążących na administratorze.

Skarga, o której była mowa na wstępie, złożona przez pozwanego w sprawie cywilnej jest bezzasadna, ponieważ adwokat może przetwarzać dane osobowe przeciwnika procesowego bez jego zgody, na jednej ze wskazanych wyżej podstaw prawnych wynikających bezpośrednio z RODO lub Prawa o adwokaturze.

Dodatkowo powstaje pytanie, czy w przypadku uzyskania od klienta danych osobowych osób trzecich (np. współmałżonka, dłużnika, sprawcy przestępstwa itd.) na adwokacie ciąży obowiązek informacyjny z RODO. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w samym rozporządzeniu. Mianowicie, zgodnie z art. 14 ust. 4 lit. d) RODO, w przypadku pozyskania danych osobowych z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, i gdy dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (tutaj adwokackiej), w tym obowiązkiem ustawowym, obowiązek informacyjnym nie znajduje zastosowania.

Krótko mówiąc, tajemnica adwokacka / radcy prawnego korzysta z pierwszeństwa przed obowiązkiem informacyjnym z RODO. Poinformowanie drugiej strony, szczególnie strony przeciwnej, o przetwarzaniu jej danych osobowych w związku np. z planowym wniesieniem pozwu, mogłoby okazać się niekorzystne z punktu widzenia klienta adwokata.

Adwokat nie powinien natomiast przetwarzać danych osobowych drugiej strony sporu w celach innych niż bezpośrednio związane ze świadczeniem usługi prawnej na rzecz swojego klienta oraz powinien je chronić przed dostępem osób nieuprawnionych.